Klachtenregeling

1. Inleiding

We zetten ons in voor kwaliteit en zorgvuldigheid in onze programma’s en activiteiten en in onze bejegening. We streven een veilige omgeving, respectvolle bejegening en een open cultuur na en proberen we ongewenste omgangvormen te voorkomen. Toch kan het gebeuren dat niet alles gaat zoals verwacht en kan er ontevredenheid ontstaan en ongewenste situaties. We vinden het belangrijk om uw mening hieromtrent te horen. Wij staan open voor suggesties bij de toepassing en ontwikkeling van ons beleid.

We dragen zorg voor een zorgvuldige behandeling van de ingediende klachten. Elke klacht zal vertrouwelijk worden behandeld.

Routes bij ongewenst gedrag

In het geval van ongewenst gedrag en ongewenste omgangsvormen is er de keuze om een informele of een formele route te bewandelen. Onder informeel verstaan we dat melder en ‘lastveroorzaker’ met elkaar en/of met het bevoegd gezag in gesprek gaan. Onder de formele route verstaan we dat er een formele klacht wordt ingediend volgens onderstaande klachtenprocedure.

De informele route heeft voordelen. De belangrijkste zijn: je houdt het conflict klein, de melder houdt de regie en het traject kan in een korte tijd worden doorlopen. Als de melder, na een informeel traject, niet tevreden is, kan deze alsnog besluiten om een formele klacht in te dienen.

2. Definities begrippen

In deze klachtenregeling worden de volgende begrippen als volgt gedefinieerd:

het bevoegd gezag: de persoon/personen van de directie van de Stichting Dominicanenklooster Huissen, die ertoe gemachtigd zijn klachten met betrekking tot ongewenst gedrag zoals bedoeld in deze regeling af te handelen;

de klager: de persoon (v/m) die deel heeft genomen aan een programma van Stichting Dominicanenklooster Huissen en die een klacht indient. Iedereen die heeft deelgenomen aan een programma van Stichting Dominicanenklooster Huissen heeft het recht een klacht in te dienen;

de aangeklaagde: de persoon (bijv. medewerker, gast, begeleider of bezoeker) of de Stichting Dominicanenklooster Huissen, tegen wie de klacht is gericht;

klacht: iedere melding van een klager waaruit blijkt dat niet aan diens verwachting is voldaan en iedere melding van ongewenste omgangsvormen: daaronder verstaan wij:

Seksuele intimidatie: enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.

Agressie en geweld: voorvallen waarbij iemand psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen.

Direct of indirect onderscheid (discriminatie): dat iemand op een andere wijze wordt behandeld dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid burgerlijke staat, leeftijd, handicap of chronische ziekte, respectievelijk dat een ogenschijnlijk neutrale bepaling, maatstaf of handelwijze personen van een bepaalde godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, leeftijd, dan wel een hetero- of homoseksuele gerichtheid of met een handicap of chronische ziekte bijzonder treft.

Pesten: dat iemand op een andere wijze wordt behandeld dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid burgerlijke staat, leeftijd, handicap of chronische ziekte, respectievelijk dat een ogenschijnlijk neutrale bepaling, maatstaf of handelwijze personen van een bepaalde godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, leeftijd, dan wel een hetero- of homoseksuele gerichtheid of met een handicap of chronische ziekte bijzonder treft.

Overige ongewenste omstandigheden: alle overige omstandigheden die verband houden met aangelegenheden of het verblijf bij de Stichting Dominicanenklooster Huissen, waarbij de klager ervaart niet rechtvaardig of niet correct behandeld te zijn.

3. Klachtenprocedure

Artikel 1: Indienen van klacht

1.1 De klager kan een klacht indienen door een e-mail te sturen naar de directeur van Stichting Dominicanenklooster Huissen (info@kloosterhuissen.nl) of naar de Raad van Toezicht (info@kloosterhuissen.nl) indien de klacht de directeur van Stichting Dominicanenklooster Huissen betreft.

1.2 Een klacht bevat:

• de naam en het adres van de klager;
• de dagtekening;
• een omschrijving van de klacht.

​In het geval van een klacht omtrent ongewenste omgangsvormen bevat de klacht:

• het tijdstip waarop de ongewenste omgangsvorm(-en) zich hebben/ heeft afgespeeld;
• naam, adres en melder;
• concrete feiten: welke vorm van ongewenste omgangsvormen het betreft, beschrijving van de gedraging(en), zo mogelijk onderbouwd met e-mails, verslagen van gesprekken, enzovoorts;
• de plaats en het tijdstip waarop de ongewenste omgangsvorm(-en) zich heeft/hebben afgespeeld;
• de impact die de ongewenste omgangsvorm heeft;
• welke stappen er tot nu toe zijn ondernomen;
• naam van de aangeklaagde(n);
• dagtekening en handtekening van de indiener/ klager.

1.3 Het bevoegd gezag streeft ernaar om binnen een week een ontvangstbevestiging naar de klager/klaagster te zenden.

1.4 Het bevoegd gezag onderzoekt uw klacht zorgvuldig. Dat kan betekenen dat zij eerst contact met u opnemen voor aanvullende informatie.

1.5 Het bevoegd gezag neemt een klacht niet in behandeling, als:

• De klacht niet voldoet aan de hiervoor genoemde eisen;
• De klager of aangeklaagde niet onder de definitiebepaling valt/vallen;
• De klacht niet binnen 1 jaar na het voorval schriftelijk is ingediend;
• De klacht reeds eerder is behandeld, tenzij sprake is van nieuwe feiten en omstandigheden.

Het bevoegd gezag zal de klager hiervan op de hoogte stellen.

1.6 Als de klacht in behandeling wordt genomen, worden klager en (indien van toepassing) de aangeklaagde hierover schriftelijk op de hoogte gesteld. De aangeklaagde ontvangt dan tevens de klachtbrief.

1.7 Het onderzoek start met het horen van klager en de eventuele aangeklaagde. Dit geschiedt separaat. Indien klager en/of aangeklaagde niet op een uitnodiging voor het horen ingaat, kan met zijn/ haar standpunten geen rekening worden gehouden.

1.8 Tijdens het onderzoek kunnen klager en aangeklaagde zich laten bijstaan door een zelf in te schakelen derde (zoals een vertrouwenspersoon, raadsman of raadsvrouw).

1.9 Van elk gesprek wordt een verslag gemaakt. Betrokkenen (klager, aangeklaagde en eventueel anderen die gehoord zijn) krijgen het verslag voorgelegd met de mogelijkheid binnen een daartoe gegeven termijn schriftelijk commentaar op het verslag te geven.

2.0 Als het onderzoek is afgerond, wordt het gesloten en worden klager en de eventuele aangeklaagde daarvan op de hoogte gesteld.

2.1 Klachtdossiers worden voor een periode van vijf jaar bewaard door Stichting Dominicanenklooster Huissen onder verantwoordelijkheid van de directeur of de Raad van Toezicht. Hierna worden de dossiers vernietigd.

Artikel 2: Oordeel

2.1 Het bevoegd gezag verklaart de klacht in het oordeel:

• gedeeltelijk of geheel niet-ontvankelijk, dan wel;
• gedeeltelijk of geheel gegrond of ongegrond.

2.2 Het oordeel houdt de gronden in waarop het berust. Indien gegrond kan het bevoegd gezag aangeven welke maatregelen zij dienovereenkomstig nodig acht. Mogelijke maatregelen bij ongewenste omgangsvormen zijn bijvoorbeeld een mondelinge/schriftelijke waarschuwing, verzoek om het Dominicanenklooster te verlaten, tijdelijke of permanente (beperkte) toegang tot het Dominicanenklooster, schorsing van deelname aan activiteiten binnen het Dominicanenklooster.

2.3 Het bevoegd gezag kan ervoor kiezen de kwestie aan externe instanties te melden, zoals de politie.

Artikel 3: Geheimhouding

Wij verwachten van alle betrokkenen dat zij vertrouwelijk omgaan met de informatie die hen ter kennis wordt gesteld. Deze geheimhouding geldt niet voor het advies en/of de maatregel die wordt genomen.

Artikel 4: Jaarverslag

Jaarlijks wordt in het jaarverslag in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake geldende bepalingen vermeld: het aantal klachten dat ontvangen is, het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten, de aard van de klachten, de aanbevelingen en tendensen.

Artikel 5: Slotbepaling

Indien zich omstandigheden voordoen waarin dit reglement niet voorziet, dan beslist de directeur van Stichting Dominicanenklooster en mogelijk de Raad van Toezicht.

Artikel 6: Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking na vaststelling van de regeling door de directie.

1 mei 2025